Autoclub RACE habla con el director de operaciones, José Francisco Blanco, y con el director deportivo y de gestión de pista, Venancio Menéndez, del Circuito de Madrid Jarama – RACE, sobre la complejidad de organizar un evento en el icónico trazado madrileño.
TEXTO. JAVIER VARELA
Las competiciones de motor en el Circuito de Madrid Jarama – RACE son mucho más que coches, motos y pilotos. Detrás de cada carrera o prueba deportiva en un circuito hay una planificación meticulosa, que garantiza el espectáculo, la seguridad y el éxito del evento.
“Resulta fundamental una coordinación exquisita entre todas las partes implicadas para que el evento se celebre con la máxima fluidez posible y siempre cumpliendo con los dos objetivos fundamentales: el debido respeto al entorno y el disfrute de los aficionados”, destaca el director de operaciones del Circuito de Madrid Jarama – RACE, José Fco. Blanco.
CONTEXTO
«Cada evento es único, no existen dos iguales, ni siquiera entre ediciones anuales de eventos consolidados históricamente», señala el director de operaciones.
«El Circuito de Madrid Jarama – RACE es una instalación que acoge, celebra y organiza más de 380 eventos al año, desde reuniones de empresa de pequeño formato, como un Comité de Dirección de 10 personas, hasta grandes eventos de repercusión internacional, como el conocido Gran Premio de España FIA Europeo de Camiones, cuya edición número 38 celebraremos el próximo mes de octubre, y que llega a congregar a más de 25.000 aficionados», añade. Estos eventos se trabajan desde cero, salvo alguna excepción, y comienzan con gran antelación meses antes de la fecha elegida.”
“A la hora de planificar un evento, la posible afección al entorno se trabaja desde el primer momento y con la máxima prioridad”, destaca José Fco. Blanco
Sobre todo porque, según destaca Blanco, “se trata de operar un recinto cuya extensión supera las 40 hectáreas y con accesos distanciados hasta 1 kilómetro entre sí” y con la particularidad del deporte de motor, “donde el espectáculo en pista se prolonga durante todo un día, provocando que la gestión del público en sus diferentes fases (llegada al recinto, disfrute del espectáculo y, por último, desalojo) no esté definida como en otros deportes como, por ejemplo, en un partido de fútbol, donde las fases están totalmente definidas en el tiempo y son consecutivas entre sí. En el Circuito todo esto sucede en simultáneo, de principio a fin de jornada, lo que incrementa la complejidad y a la vez exige la máxima vigilancia, prevención, coordinación y precisión al equipo.”
EL DISEÑO
“El primer paso siempre es el diseño conceptual del evento desde el punto de vista deportivo. Una vez se confirma la viabilidad deportiva (disciplinas, vehículos, horarios, compatibilidad con calendarios autonómicos, nacionales e internacionales, etc), se establece un plan general de organización del evento en el que se lleva a cabo «una meticulosa planificación y cuantificación de las necesidades organizativas”, indica José Fco. Blanco.
«Lo más importante es la organización, la planificación, la precisión y el rigor a la hora de darle forma para que, cuando llegue el día del evento, todo suceda de manera casi natural. No obstante, al tratarse de eventos que duran muchas horas o varios días, los imprevistos siempre aparecen, tanto dentro como fuera del Circuito lo que, en cualquiera de ambos casos, exigen al equipo el máximo nivel de alerta y de capacidad de reacción a la hora de tomar decisiones sobre la marcha.”
Los eventos de pública afluencia requieren, además del personal del Circuito de Madrid Jarama – RACE y sus empresas colaboradoras, de la participación de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, con los que siempre se trabaja coordinadamente y con la antelación que cada evento requiera.
En un evento de pública afluencia, además del personal deportivo (unas 200 personas) se le suman entre 500 y 600 personas de organización
“La comunicación fluida y bidireccional con las FFCCSE resulta fundamental para garantizar la seguridad de un evento, tanto en materia de tráfico como de protección ciudadana. Desde hace años, el Circuito promueve reuniones de coordinación entre los cuerpos implicados y es habitual contar con la presencia de mandos de Policía Nacional, Guardia Civil de Tráfico y Policía Local de San Sebastián de los Reyes, además de representantes de la Dirección General de Tráfico, de la Empresa Conservadora de la Autovía A1 y de las urbanizaciones colindantes, para que, junto con los responsables del Circuito, se repasen en detalle todos los aspectos del evento”, señala José Fco. Blanco.
En este sentido, “en un evento internacional, pueden prestar servicio en torno a 20 efectivos de Guardia Civil de Tráfico y más de 40 de Policía Nacional, entre equipos de Seguridad Ciudadana, Unidad de Intervención Policial, Unidad de Caballería y Servicio de Medios Aéreos para el control de drones no autorizados. Todos ellos, en coordinación constante con nuestro equipo, velan por que los asistentes disfruten del evento de una manera tranquila y segura, casi sin percatarse del dispositivo”, desvela Blanco.
Aún con todo perfectamente planificado, y disponiendo de un operativo interno de más de 150 profesionales (Vigilantes de Seguridad, Auxiliares de Acceso, Asistentes de Aparcamiento, Validadores, Porteros, Bomberos y Personal Médico), que permite tener todo controlado y organizado, los imprevistos siempre aparecen.
«Los imprevistos más comunes están pensados y trabajados con anterioridad, pero siempre puede ocurrir un cisne negro, una combinación de circunstancias que resultaba imprevisible prever. Cuando ocurre algo así, hay que tener serenidad, analizar la situación en 360 grados y tomar decisiones pensando en el bien común; no sólo en lo que respecta a la prueba deportiva y los espectadores.”
Un trabajo de meses y de cientos de personas con un único objetivo: «La excelencia: sin incidentes y con un grado de satisfacción sobresaliente para todas las partes», subraya Blanco.
PRODUCCIÓN DEL EVENTO
“En las fases iniciales tras el nacimiento de un proyecto aún se desconocen las cifras finales de público y de invitados VIP. Esta información se comienza a consolidar entre dos y tres meses antes de la fecha de celebración, y está en cambio constante, incluso una vez el evento ha comenzado a celebrarse”, indica Blanco.
“A medida que la fecha de celebración se acerca y se dispone de datos de venta de entradas, de afluencia de público VIP a los diferentes hospitalities, y de la presencia de autoridades, comienza la labor de los equipos de Restauración, Catering, Producción y Hospitalidad; más de 80 personas que se encargan de planificar, dimensionar y atender todas las necesidades que se puedan requerir en cada una de las diferentes áreas donde se congregará público.” destaca el director de operaciones.
EMPIEZA LA CARRERA
En el aspecto deportivo, una vez definido el evento que se va a celebrar, hay que analizar la normativa por la que se va a regir, ya que «todas las pruebas deportivas que se celebran en el Circuito de Madrid Jarama – RACE son federadas, con una reglamentación y con un permiso de organización», añade Venancio Menéndez.
«Estudiamos los reglamentos deportivos generales que aprueba cada federación y, dependiendo del nivel de la prueba, miramos lo que reglamenta dice la FIA (Federación Internacional del Automóvil), la FIM (Federación Internacional de Motociclismo) o las diferentes federaciones en España», matiza Venancio Menéndez. Unos pasos que hay que seguir para que sea organizada por el RACE, ya sea con promotores externos o una combinación de ambas. «Las normativas hay que respetarlas siempre», sentencia.
Una vez definido el evento y su reglamentación se pasa a los detalles específicos para crear el programa con «los espacios destinados, los horarios, las ubicaciones y las verificaciones», para que todos los que quieran participar en la competición sepan «los plazos de verificación, de presentación de la documentación y del vehículo, hasta que estén en la lista de inscritos».
Una vez solucionado todo el aspecto burocrático de la prueba llega lo más importante, el equipo humano que se va a necesitar para poder llevarlo a cabo y en el que hay varios colectivos implicados. «Nosotros tenemos un equipo de comisarios que hemos formado de forma integral, primero con cursos de iniciación para, posteriormente, realizar cursos de evolución y mejora de diferentes estamentos, y conseguir así, un proyecto integral de formación, con el que tener un constante reciclaje», afirma.
El trazado madrileño cuenta con más de 300 oficiales o comisarios para cubrir las diferentes pruebas y siempre «hay más del doble de lo que se exige por normativa» debido gracias al interés del Jarama en mantener siempre formado y en plenas facultades de actuación a este importante colectivo todos ellos por participar en las pruebas que se organizan.
Doble verificación
El día del evento se llevan a cabo controles administrativos, revisando que todo lo que se ha exigido con antelación está en orden, con comisarios de secretaría y comisarios técnicos, con lo que se comprueba en los boxes como si fuera una ITV: si el vehículo inscrito (coche, moto o camión) cumple con la normativa, si está inscrito en su categoría, si cumple con las medidas de seguridad establecidas, tanto el vehículo como el piloto, porque «la seguridad es prioritaria para nosotros». Los comisarios técnicos revisan a fondo toda la seguridad del coche, instalaciones, arcos, arneses, asientos, que no haya piezas que se puedan soltar, así como de los pilotos: cascos, guantes, botas, espaldera, mono ignífugo, ropa interior, etc.
Y durante la carrera, estos mismos comisarios verifican en las diferentes sesiones que todo se mantiene en orden, revisando de nuevo el vehículo y la uniformidad del piloto, con un único objetivo: «que la seguridad sea máxima». Y cuando acaba la carrera, nuevas verificaciones aleatorias en las que un grupo de comisarios deportivos se revisan que se han mantenido las condiciones con las que empezaron» dan fe de que no ha habido nada ilegal en los vehículos».
La dirección de carrera está formada por varias personas: «Suele Puede haber un mínimo de dos o tres directores de carrera permanentes, hay también unos directores adjuntos destinados a tareas diferentes, pero con capacidad de decisión». Luego hay otra figura que son los comisarios deportivos. y Son tres personas que están en otra sala independiente, cuya labor es «tomar decisiones sobre la información que reciben durante la carrera». Es un grupo que actúa como «un pequeño jurado» que deciden la posible sanción y que, en caso de que lo consideren, pueden llamar al piloto infractor para que explique el incidente.
Además, el director de carrera es el que dirige a todo el personal y hace cumplir los horarios preestablecidos, así como de retrasar, en su caso, o, incluso en algún caso, adelantar el inicio de una prueba. Es, también, el que toma las decisiones de los incidentes de carrera y el que decide si se detiene la competición para retirar un vehículo, atender al piloto o lo que sea necesario en cada momento», explica el director de motorsport del Circuito de Madrid Jarama-RACE.
En el transcurso de las pruebas, el equipo humano de comisarios está en los puestos de control, en los boxes, en las parrillas y en el parque cerrado «para vigilar el cumplimiento de la normativa», y los de pista, que son los que se ven en televisión en pruebas como la Fórmula Uno, señalizan desde su puesto de control «en caso de accidente e incluso realizan la labor de vigilar e informar si ven algún hecho punible, como puede ser un adelantamiento con bandera amarilla. Luego es el director de carrera y los comisarios deportivos los que deciden si hay sanción o no «, añade Venancio.
La seguridad, fundamental
Pero en una prueba deportiva hay muchas más personas imprescindibles como son el servicio médico o el equipo de rescate. «Contamos desde hace muchos años con personal en constante formación y acostumbrados a encontrarse ante situaciones extremas como las que pueden vivirse en una carrera», señala Menéndez. el Circuito cuenta también con un servicio de bomberos con formación específica «dependiendo del tipo de prueba» y un servicio de intervención rápida y rescate que asegura que los posibles traslados y evacuaciones posteriores se lleven a cabo de la forma más «controlada, rápida y segura» para el piloto o personas afectadas. También existen otros servicios de rescate, como grúas y plataformas, con experiencia en actuaciones en circuitos.
Unos eventos en los que la seguridad, la coordinación y la organización son clave para el entorno, los aficionados y los deportistas. Más de 50 años organizando y celebrando pruebas deportivas que han situado al Circuito de Madrid Jarama-RACE como un referente en las instalaciones de motor de todo el mundo.