Nació en 1972, aunque fue 20 años más tarde cuando se popularizó totalmente pensando que sería una potente herramienta de comunicación y colaboración, pero ha acabado siendo, a veces, un quebradero de cabeza.
TEXTO: ARANTXA HERRANZ
El correo electrónico. Tan utilizado como denostado. Se pensó como una potente herramienta de comunicación y colaboración ha acabado siendo, a veces, un quebradero de cabeza. Un lugar donde hay mucha información y que puede robarnos muchas horas al día, tanto a nivel personal como laboral. ¿Hay solución?
Algunas empresas creen que sí y, desde hace tiempo, ofrecen nuevas formas de permitir la comunicación mejorando las posibilidades del correo electrónico y evitando algunos de sus males. Puede que haya oído hablar de Slack o Teams. No son las únicas herramientas que prometen si no acabar, sí solventar el problema del email.
¿Por qué el mail es un problema?
Nació en 1972, aunque fue 20 años más tarde cuando se popularizó totalmente. El correo electrónico era (al menos en sus inicios) una manera de enviar un mensaje a otra persona a través de un ordenador. Un mensaje que no tenía por qué ser inmediato, sino que podía ser visto con posterioridad, cuando el destinatario iniciara sesión en su equipo. Pero cuando en 1992 se mejoró para permitir la posibilidad de adjuntar archivos, el correo electrónico pasó a un nuevo nivel. Y empezó también el doloroso ejercicio de tratar de eliminar correos electrónicos para gestionar los mensajes.
Puede que el correo electrónico sea un claro ejemplo de cómo los usuarios pervierten las herramientas y cómo alteran la utilidad para la que fueron creadas. Sea como fuere, el problema está ahí: mensajes que se encadenan unos con otros, a los que es difícil seguir el hilo, documentos adjuntos mil veces duplicados y que nunca acaban teniendo la versión definitiva, mensajes virales y, cómo no, archivos de dudosa procedencia que pueden acabar infectando el ordenador del usuario y de toda la empresa.
Basta mirar algunos números para comprobar las dimensiones que ha tomado el correo electrónico: más de 3.900 millones de direcciones de correo electrónicos activos (en redes sociales hay 3.500 millones), 126 mensajes recibidos de media al día, lo que, en el caso de las empresas, supone que cada trabajador dedica entre el 10 y el 15 por ciento de su jornada a gestionar la bandeja de entrada.
Slack, la estrella de la colaboración
Acabar con algunos de los problemas del correo electrónico ha sido el afán de varias compañías. Así, por ejemplo, podemos ver en Dropbox un lugar donde almacenar toda esa información, todos esos documentos que se adjuntan y que, estando en la nube, pueden ser accesibles por cualquier usuario que tenga permisos.
En 2013 apareció Slack, la que hoy se considera la principal herramienta de colaboración (con permiso de Microsoft Teams) y la pionera en este terreno. Slack es una aplicación de mensajería instantánea pero a la que se le han añadido nuevas y potentes opciones. Sus características clave incluyen mensajería en tiempo real, posibilidad de incluir archivos y funcionalidades de búsqueda inteligente. Los archivos pueden ser de hasta 1 GB (Gmail, por ejemplo, no permite enviar archivos que superen los 25 MB de peso). Y, además, permite integrar varios servicios en múltiples categorías, como recursos humanos, seguridad, medios y noticias, diseño y finanzas.
Slack es compatible con diferentes plataformas y dispositivos (aunque está disponible en formato app, también se puede acceder a través del navegador). Puedes adjuntar archivos y enlaces, hacer llamadas vía Skype, crear canales para determinados usuarios, dirigirte a ellos con su alias, incluir bots…
Destinada al mundo de las empresas, Slack tiene diferentes precios. Pero cualquier usuario puede darse de alta en algunos de los espacios de trabajo creados (aunque es necesario invitación). La versión gratuita, permite consultar 10.000 mensajes (se van borrando los antiguos), tener 10 aplicaciones e integraciones, videollamadas individuales y autenticación de dos factores.
Teams, de la mano de Microsoft
Dicen que Microsoft estuvo en 2016 tentada de comprar Slack. En lugar de hacerlo, decidió desarrollar su propia solución de colaboración: Microsoft Teams. Integrada dentro de sus paquetes empresariales, la tracción de Microsoft en el mundo corporativo le ha hecho ganar un importante mercado en poco tiempo.
Microsoft Teams tiene algunas funciones clave para muchas empresas de cualquier tamaño, como una integración sólida con las aplicaciones de Office 365. Por ejemplo, permite que dos personas puedan acceder a un documento de Word y hacer comentarios y modificaciones en el texto sin necesidad de abandonar la aplicación.
Su diseño es parecido al de Slack: en la parte izquierda está un panel vertical más pequeño para contactos y algunas herramientas, así como uno más grande, principalmente, para conversaciones.
Noysi, la opción española
Pero más allá de Slack y Teams, hay otras alternativas que también intentan dar respuesta a la complejidad que ha ido tomando el correo electrónico. Uno de esos ejemplos es Noysi, una aplicación desarrollada por una compañía 100% española, que nació como un Whatsapp para empresas, aunque con mayores niveles de seguridad y privacidad.
Esta solución fue evolucionando como una plataforma completa de comunicaciones, de manera que aúna mensajería instantánea, video streaming y video conferencia, almacenamiento ilimitado y gestor de tareas, entre otras.
Noysi también permite mensajería instantánea tanto entre dos personas como entre grupos enteros, así como la posibilidad de compartir pantalla y asignar tareas, integrándose con otras aplicaciones.
Para trabajadores y colaboradores
Estas herramientas de colaboración no solo mejoran la comunicación entre los empleados de una misma empresa, sino que también agilizan la relación con colaboradores, clientes y proveedores, así como aquellos empleados que puedan estar físicamente alejados.
Su objetivo es convertirse en el centro de la colaboración de las empresas, donde los equipos se coordinan y verifican el estado de las tareas, de una manera ágil, con un repositorio común de información. Pero, ¿están realmente acabando con el correo electrónico?
Seguramente no, entre otras cosas porque, al menos a día de hoy, todo el mundo sigue teniendo correo electrónico. Y no todos tienen un usuario en este tipo de canales. Además, muchos creen que las herramientas de colaboración no son sustitutivas del mail, sino más bien complementarias. Unas herramientas muy útiles sobre todo para equipos remotos y para permitir interacciones casuales.